電子帳簿保存法の最新ルール変更

電子帳簿保存法の最新ルール変更について

2024年1月から、電子帳簿保存法のルールが大きく変わりました。特に電子取引データの保存については、猶予期間が終了し、本格的な対応が求められています。今回は、経理担当者や事業主の皆さまが押さえておくべきポイントをわかりやすく解説します。

2024年1月からの主な変更点

最も大きな変更は、電子取引データの電子保存が完全義務化されたことです。これまで2年間の猶予期間がありましたが、2024年1月以降は原則として電子データで受け取った請求書や領収書は、電子データのまま保存しなければなりません。PDFで受け取った請求書を印刷して紙で保管する、という従来の方法は認められなくなりました。

対象となる電子取引データとは

電子取引データには、メールで受け取ったPDF請求書、ECサイトからダウンロードした領収書、クラウド会計ソフト上でやり取りした取引データなどが含まれます。つまり、インターネットを通じて授受した取引情報は、すべて電子帳簿保存法の対象となります。日常的に発生する取引ですので、すべての事業者に影響があると考えてよいでしょう。

保存要件のポイント

電子取引データを保存する際には、いくつかの要件を満たす必要があります。まず、改ざん防止のための措置が必要です。タイムスタンプを付与するか、訂正削除の履歴が残るシステムを使用するか、または訂正削除を防止する事務処理規程を定めて運用します。多くの中小企業では、事務処理規程を作成して対応するケースが現実的です。

次に、検索機能の確保も重要です。取引年月日、取引金額、取引先名の3つの項目で検索できる状態にしておく必要があります。ただし、税務調査の際にデータをダウンロードできる状態にしていれば、検索機能の要件は不要となる場合もあります。

対応が難しい場合の措置

システム対応が間に合わない、やむを得ない事情がある場合は、所轄の税務署長の「相当の理由」が認められれば、引き続き電子データを印刷して保存することも可能です。ただし、税務調査時にはデータのダウンロードを求められることがあります。この措置はあくまで経過的なものですので、できるだけ早く適正な保存方法に移行することをお勧めします。

今すぐ始めるべき対策

まずは、自社で受け取っている電子取引データの種類と量を把握することから始めましょう。その上で、保存方法(クラウドストレージ、会計ソフト、専用システムなど)を検討します。事務処理規程を作成する場合は、国税庁のウェブサイトにサンプルが公開されていますので、それを参考に自社用にカスタマイズするとよいでしょう。

また、社内での運用ルールを明確にし、担当者への教育も重要です。電子帳簿保存法への対応は一時的な作業ではなく、継続的な運用が求められます。不明点がある場合は、税理士や会計事務所に相談することをお勧めします。

まとめ

電子帳簿保存法の改正は、デジタル化社会に対応した制度です。最初は負担に感じるかもしれませんが、適切に対応することで業務の効率化にもつながります。2024年1月から本格施行となった今、早めの対応が大切です。当事務所でも電子帳簿保存法への対応サポートを行っておりますので、お気軽にご相談ください。